Coordonatorii balului sunt: Directorul Educativ şi Responsabil CPPE.

• Accesul elevilor din Colegiul Nicolae Vasilescu Karpen se face pe bază de :

–  bilet cumpărat pentru cei care vor să vizioneze spectacolul

– liste cu participanţii la programul artistic întocmită de profesorul coordonator pe fiecare secţiune şi centralizată de responsabil CPPE

• Accessul părinților se face pe bază de:

–  bilet cumpărat  dacă nu are copil participant la programul artistic

– invitație dacă are copilul participant la concurs sau la mai multe probe artistice

• Accesul elevilor din alt liceu sau a persoanelor străine nu este permis cu excepția participanților la programul artistic.

• Accesul profesorilor se face pe bază de invitație care va insoţi clasa dacă este diriginte iar cei care nu sunt diriginţi îi vor ajuta  sau înlocui pe cei care nu sunt prezenţi din diferite motive(au ore,sunt în concediu medical …etc) .
• Accesul sponsorilor se face pe bază de invitație cu loc rezervat.
• Accesul sub influența sau cu:  băuturi alcoolice, etnobotanice, droguri, tutun este interzisă pe tot timpul programului artistic, inclusiv în discotecă.
• Accesul cu materiale inflamabile sau pirotehnice este strict interzis (brichete, petarde, artificii etc)
• Comportamentul necivilizat se sancționează conform regulamentului școlar.
•  Accesul spectatorilor, elevilor, părinților, profesorilor, invitaților, presei este permis doar în sala de spectacole și doar pe locul rezervat (este interzis accesul în culise și la cabinele de schimb). Excepție fac doar organizatorii şi insoţitorii celor participanţi care îi ajută .
•  Se vor face fotografii și filmări video doar momentelor artistice și doar din sală (interzis filmatul și fotografiatul din culise și în cabinele de schimb).

• Accesul jurnaliștilor/bloggerilor se face prin acreditare cerută către Colegiul N.V. Karpen și au locuri rezervate – presa poate face parte din juriu (la cerere). Jurnaliştii sunt aşteptaţi şi insoţiţi până la locul rezervat 

 Acreditarea se face prin mail la adresa secretariat@ctcnvk.ro sau la fax 0234 586 720  sau la prof Paul Cucu tel 0744 139 368